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怎样顺利取回投标保函：一份普通人也能看懂的操作指南

投标保函对于参与招投标的人来说并不陌生，但很多人真正遇到要“取回”的时候，却常常感到一头雾水。如果你正好面临着这个问题，别着急，这篇文章就是为你准备的。我会尽量用大白话，把这件事讲清楚。

什么是投标保函？为什么需要取回？

简单来说，投标保函就像是一份“信用押金”。当你参加一个项目投标时，招标方为了确保你是认真参与的，会要求你提供这份文件。它通常由银行或保险公司开具，承诺如果你中途无故撤标或者中标后不签合同，他们会向招标方支付一笔钱。

那么，什么时候需要取回它呢？最常见的情况有两种：

你没有中标，招标结束后，保函就该还给你了。 你中标了，并且按照合同约定缴纳了履约保函，这时投标保函的使命完成，也该退回了。

取回它，不仅仅是为了拿回那份文件，更是为了解除银行或保险公司对你的担保责任，释放被冻结的信用额度或资金。

取回流程分步走：自己动手不求人

整个取回过程可以概括为“等待通知、准备材料、办理手续”三大步。我们一步一步来看。

第一步：确认条件和时机 首先，别急着行动。你需要明确保函可以取回的条件已经满足。通常，招标方会在招标结果公示后，向所有未中标的投标人发出书面通知（比如“未中标通知书”），或者在与中标人签订合同后，发出“投标保函退还通知”。收到这份正式通知，才是你启动取回程序的发令枪。如果没收到，可以主动、礼貌地向招标方或代理机构询问进展。

第二步：精心准备材料 这是最关键的一环，材料齐全是顺利取回的保障。虽然不同招标方或银行的要求可能有细微差别，但核心材料通常包括：

取回申请书/申请函：这是你的正式请求。抬头写给你开具保函的银行或保险公司，内容要写清楚保函的编号、金额、对应的招标项目名称，并说明取回的原因（例如“本项目已中标并已提交履约保函”或“已收到未中标通知书”）。最后记得盖上你们公司的公章。 招标方出具的退还通知原件：这是最重要的凭证，证明对方同意放了。 原始的投标保函正本：就是你当初交出去的那份文件原件。如果原件已经交给招标方了，这一步可能由招标方直接退回给银行，你需要问清楚流程。 公司身份证明文件：比如营业执照复印件、法人身份证复印件、经办人身份证复印件和授权委托书（如果不是法人亲自办理）。 其他可能需要的文件：比如中标单位可能需要提供已签订的合同复印件和已开具的履约保函复印件。

建议：在准备前，最好先打个电话给当初办理保函的银行客户经理或保险公司经办人，列一个他们要求的详细材料清单，避免白跑腿。

第三步：正式办理与跟进 材料准备好后，就可以去银行或保险公司柜台办理了。提交所有材料后，他们会进行审核。审核通过，他们就会在内部系统里办理“保函注销”或“责任解除”手续，并把保函正本（如果在你手里）标注作废，或者给你一份“保函失效/解除通知”。

这里有个时间差需要注意：银行处理内部流程可能需要几个工作日。办完后，你可以询问一下是否可以在人民银行的征信系统或相关平台上查询到担保责任已解除，这对于你们公司后续的信贷业务很重要。

过程中可能会遇到哪些“坑”？

理想情况是材料一交，事情就办妥了。但现实中，我们可能会遇到一些小波折：

招标方拖延不退：这是最让人头疼的。如果对方迟迟不发退还通知，你可以先友好沟通，通过邮件或书面函件进行催办，留下记录。如果长时间无果，可以依据招标文件中的相关条款，向招标方的上级监管部门或公共资源交易中心反映。 保函原件丢失：万一原件找不到了，千万别慌。立即联系银行和招标方，说明情况。通常需要你在指定媒体上刊登遗失声明，并出具加盖公章的保函遗失说明和承诺书，承担由此可能引发的风险。银行在核实后会通融办理。 银行要求额外材料：有时银行可能会有内部规定，要求补充一些意想不到的材料。保持耐心，积极配合提供即可。 保函已过有效期：有些保函明确写有“到期自动失效”的条款。即使你没办取回手续，到期后担保责任理论上也自动解除了。但为了保险和信用记录清晰，最好还是主动去办理一个正式的注销手续。

给普通人的几点贴心建议

从一开始就做好文件管理：从投标开始，就把投标保函的复印件、开具银行的联系方式、客户经理姓名、保函编号等信息专门归档。这样需要取回时，你能迅速找到所有关键信息。 沟通时保留证据：与招标方、银行的所有重要沟通，尽量使用可以留下记录的方式，比如邮件，或者在沟通后补发一封确认邮件。电话沟通可以记下时间、对方工号和沟通要点。 积极主动，别怕提问：整个过程中，你是甲方，是客户。有任何不清楚的地方，大胆地向招标方或银行的经办人员询问。问清楚了再做，比做错了返工要高效得多。 理解各方的立场：招标方可能流程繁琐，银行有严格的合规要求。保持礼貌和耐心，往往能让事情更顺利地推进。

取回投标保函，本质上是一项程序性的工作，它考验的不是多高深的技术，而是我们的细心、耐心和对流程的尊重。它就像完成一个项目后的最后一道收尾工序，做好了，整个投标过程才算圆满收官。

希望这份指南能像一份简单的地图，帮你在这件有点专业的小事上，找到清晰、省力的路径。当你拿回那份盖着“注销”章的保函时，你会觉得，这些麻烦都是值得的。毕竟，管理好自己的信用和文件，就是在为下一次机会铺路。