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履约保函退还的合同约定该怎么写？一篇说透普通人也能懂

最近朋友老王接了个工程，对方要求他提供履约保函，他跑来问我：“这保函将来怎么退？合同里该怎么写才保险？”其实不少初次接触履约保函的朋友都有这个疑问，今天我就以普通人的角度，把这事儿掰开揉碎讲清楚。

什么是履约保函？为什么退还有讲究？

简单来说，履约保函就像一份“信用担保书”。比如你承包一个项目，业主怕你中途撂挑子，就要求你找银行或担保公司开一份保函，承诺如果你违约，对方可以直接从保函里拿钱补偿损失。

等你把活儿干完了，这份保函自然就该还给你。但问题来了——什么时候退？怎么退？退的条件是什么？如果合同里没写清楚，很可能就会产生纠纷。我见过有人工程都完工三年了，保函还压在对方手里拿不回来，资金被占用不说，还得整天提心吊胆。

合同里怎么写才稳妥？

1. 明确退还的触发条件

这是最核心的部分。你不能光写“工程完工后退还”，太模糊了。工程完工怎么定义？是主体完工还是包括所有细项？最好是明确列出具体条件：

项目竣工验收合格并取得书面证明文件后 全部合同义务履行完毕（包括保修期内义务） 双方完成最终结算并签署结算协议 无任何未决纠纷或索赔事项

举个例子，你可以这样写：“乙方在完成本合同全部义务，包括但不限于工程竣工验收合格、完成竣工资料移交、解决所有质量保修问题，并经甲方书面确认无任何未履行义务后，甲方应在30个工作日内无条件退还履约保函原件。”

2. 设定明确的时间限制

别让“尽快”、“及时”这种模糊词出现在合同里。一定要有具体天数，从满足条件的那一天开始算。

比较好的写法是：“在满足上述退还条件后，甲方应在15个工作日内办理保函退还手续。逾期未退还的，应按保函金额的每日万分之五支付资金占用费。”

你看，这样对方如果不及时退，就得付出成本，他们自然会积极些。

3. 处理部分履约的情况

有时候项目可能分期完成，或者你需要提前解除合同。这时候保函怎么处理？

合同里可以约定：“如合同提前解除或项目分期完成，双方应根据已完成工作量占合同总额的比例，协商确定保函退还金额或由银行出具相应减额证明，甲方不得无故扣留全额保函。”

4. 约定保函原件返还

这点很多人忽略。一定要写明是“退还保函原件”，而不是简单说“退还保函”。因为有些保函是见索即付的，只要原件在别人手里，哪怕项目结束了，理论上对方还是可以拿去兑付。

5. 考虑特殊情况

万一项目完工了，但还有些小纠纷没解决，对方以此为由扣着保函不放怎么办？

可以在合同里加一条：“对于非重大违约事项（定义需明确，比如单项争议金额不超过合同总价1%），双方应另行协商解决，不得作为扣留履约保函的理由。”

容易被忽视的细节

保函的有效期

开保函时就要注意，有效期要足够长，至少覆盖整个合同期加上可能的延期。不然项目还没完，保函先过期了，对方可能会要求你续保，又得花一笔钱。

保函的格式和条款

银行开的保函都有固定格式，但你可以要求加入有利于你的条款。比如：“本保函在合同义务全部履行完毕后自动失效，无论是否返还原件。”这样即使对方扣着原件不还，保函也会自动失效。

保函的保管

合同里可以约定：“履约保函由双方共同指定的第三方保管，满足退还条件后由保管方直接退还。”这样能避免一方单方面扣留。

如果对方就是不退怎么办？

即使合同写得再完美，也可能遇到不守规矩的合作方。这时候你合同里的条款就是你的武器。

首先，书面向对方提出正式要求，引用合同具体条款。如果不行，可以请律师发函。再不退，就只能诉讼了。所以合同里的逾期退还罚则就很重要——它不仅是补偿你的损失，也是给对方施加压力。

从普通人角度的小建议

谈判时就要谈：别等合同快签了才提保函退还的事，一开始谈判就要作为重点谈清楚。

文字要具体：避免任何模糊表述，每一个条件都要可衡量、可验证。

保留所有证据：工程验收文件、结算单据、往来函件都要保存好，这些都是你要求退还保函的依据。

考虑保函替代方案：如果对方坚持苛刻的退还条件，你可以考虑用保证金、保险等其他担保方式替代。

请专业人士把关：如果项目金额大，花点钱请律师审一下合同是值得的。他们能看出你可能忽略的风险点。

一个完整的条款示例

“本合同项下履约保函的退还条件如下：乙方完成全部合同义务，包括工程竣工验收合格、竣工资料完整移交、质量保修期内义务履行完毕，且双方已签署最终结算协议后，视为满足保函退还条件。甲方应在满足上述条件后15个工作日内，将履约保函原件无条件退还乙方。如甲方逾期退还，应按保函金额的每日万分之五向乙方支付违约金，直至实际退还之日止。”

写合同条款就像搭积木，每个部分都要稳当。履约保函退还条款虽然只是合同中的一小部分，但关系到你大量的资金安全。花点心思把它写清楚、写完整，将来能避免很多麻烦。

老王听完后感慨：“原来这里面这么多门道！”他回去按照这些要点重新审了合同，后来项目顺利完工，保函也很顺利拿回来了。希望这些经验对你也有帮助。记住，好的合同不是用来打官司的，而是让双方都不需要打官司。