null

履约保证金会计分录：普通人也能搞懂的财务入门

履约保证金这个词听起来挺专业的，可能很多普通人在工作中会接触到，但不太清楚具体怎么做账。今天我就用最直白的方式，跟大家聊聊履约保证金在会计分录里是怎么回事。

先从生活里理解履约保证金

想象一下你要租房，房东让你交一个月的押金。这个押金就是怕你损坏房屋或者突然不租了，用来保障房东权益的。履约保证金在企业间其实也是这个道理——甲方怕乙方不能好好履行合同，就让乙方先交一笔钱作为担保。乙方如果按合同完成了，钱就退回去；如果违约了，这笔钱就可能被扣掉一部分甚至全部。

会计分录到底是什么？

很多人听到“会计分录”就头疼，其实它就是会计用来记录公司每一笔经济业务的方法。好比你的记账本，今天买菜花了50元，你会写“买菜：50元”。会计做得更规范，每笔交易都要记在对应的“科目”下，左边记一笔，右边记一笔，始终保持平衡。

履约保证金涉及的会计科目

说到履约保证金的会计分录，主要会用到这几个科目：

银行存款：就是公司银行账户里的钱 其他应收款：别人欠我们的钱，但又不是主要业务产生的 其他应付款：我们欠别人的钱，同样不是主要业务产生的 营业外收入：不是主营业务赚的钱 营业外支出：不是主营业务花的钱

不同角色的不同记账方式

如果你是交保证金的一方（乙方）

情景：你们公司要为一个项目交10万元履约保证金给甲方。

交钱的时候： 你们公司的银行存款少了10万，但这笔钱所有权还是你们的，只是暂时放在甲方那里。所以会计会这样记：

借方：其他应收款—履约保证金 100,000元 贷方：银行存款 100,000元

简单理解就是：钱从银行出去了，变成了“别人欠我们的钱”。

保证金退回的时候： 项目顺利完成，甲方把10万保证金退回来了。这时候：

借方：银行存款 100,000元 贷方：其他应收款—履约保证金 100,000元

钱又回到银行，“别人欠我们的钱”这个项目就清掉了。

如果被扣了保证金： 假设你们公司有点小问题，被扣了2万元保证金，只拿回8万。

退回部分：

借方：银行存款 80,000元 贷方：其他应收款—履约保证金 80,000元

被扣部分：

借方：营业外支出 20,000元 贷方：其他应收款—履约保证金 20,000元

这样，10万的保证金就全部处理完了，被扣的2万算作公司的损失。

如果你是收保证金的一方（甲方）

收到保证金的时候： 你收到了乙方交来的10万保证金，但这钱不是你的收入，只是暂时保管。

借方：银行存款 100,000元 贷方：其他应付款—履约保证金 100,000元

意思是：钱到银行了，但这笔钱是“我们欠别人的”。

退回保证金的时候： 项目结束，你把10万还给乙方：

借方：其他应付款—履约保证金 100,000元 贷方：银行存款 100,000元

“我们欠别人的钱”还清了，银行的钱也少了。

如果扣留了保证金： 乙方违约，你决定扣下3万保证金。

退回部分：

借方：其他应付款—履约保证金 70,000元 贷方：银行存款 70,000元

扣留部分：

借方：其他应付款—履约保证金 30,000元 贷方：营业外收入 30,000元

扣下的3万就成了公司的额外收入。

实际工作中要注意的几个点

别把保证金和预付款搞混：预付款是提前支付的货款或服务费，保证金是纯粹为了担保。预付款一般记在“预付账款”，保证金记在“其他应收款”或“其他应付款”。

保证金时间可能很长：有些项目的履约保证金要押好几年，会计上还是按上面方法处理，不会因为它放得久就变成别的。

金额大的要特别关注：如果保证金金额特别大，公司管理层通常会很关注这笔钱的动向，会计要做好明细记录，随时能说清楚来龙去脉。

合同条款要看清楚：保证金什么时候退、什么情况下扣、扣多少，都要按合同来。会计做账也要以合同为依据。

对小企业和个人的实用建议

如果你经营小公司甚至是个体户，可能没有专职会计，但也要搞清楚保证金怎么处理：

记好流水账：至少要在你的收支本上写清楚：某年某月某日，付给某某公司履约保证金多少元，合同编号多少。 保留所有凭证：转账记录、收据、合同相关页，都复印或拍照保存好。 及时跟进：快到该退保证金的时候，主动联系对方，别等对方想起来。 分清资金性质：自己账户里哪些是保证金、哪些是货款、哪些是日常开销，别混在一起。

一个完整的例子

我朋友的小装修公司去年接了个商场装修项目，交了5万履约保证金。他是这样处理的：

交钱时，他在账本上记： “2023年3月1日，付商场装修保证金50,000元（银行转账凭证号XXX）”

同时在他的简易资产负债表上，银行存款减少5万，其他应收款增加5万。

项目10月份完工，11月商场退回全额保证金。他记： “2023年11月15日，收商场退保证金50,000元”

银行存款增加5万，其他应收款减少5万。

你看，就算没有专业的会计软件，普通人也能把这事儿理清楚。

总结一下

履约保证金的会计分录，核心就是搞清楚钱的流向和性质。交出去的时候，钱从“银行存款”变成“其他应收款”；收回来的时候，再从“其他应收款”变回“银行存款”。如果被扣了，扣掉的部分就计入损失或收入。

对于不是会计专业的朋友，不必被那些专业术语吓到。只要理解保证金是“临时存放的钱”，不是货款也不是费用，就知道该怎么记录了。关键是每一笔都要有据可查，来龙去脉清清楚楚。

在实际操作中，如果你还是不确定，最稳妥的办法是咨询专业的会计人员。但现在你至少知道了基本逻辑，和会计沟通时也能明白他们在说什么，不至于完全云里雾里。

财务记账就像给公司的经济活动拍照片，每一张照片都要能真实反映当时的情况。履约保证金只是众多经济活动中的一种，掌握它的记账方法，你对公司财务的理解就又深入了一层。