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履约保证金如何账务处理？普通人也能搞懂的财务指南

你是不是也遇到过这样的情况？公司要签个大合同，对方要求交一笔履约保证金，财务部门的同事忙得团团转，嘴里念叨着“借方贷方”“资产负债”，你听得云里雾里，心想：这笔钱到底该怎么处理？别担心，今天我就用最直白的方式，带你搞懂履约保证金的账务处理。

一、先搞明白：什么是履约保证金？

想象一下，你要请人装修房子，担心师傅中途跑路或者偷工减料，于是双方约定：你先付一笔钱作为“押金”，等装修全部完工验收合格后再退还。这笔“押金”在企业合作中就叫做履约保证金。

履约保证金就是合同一方为确保对方能履行合同义务而收取或支付的资金。它有点像“诚信押金”——收了钱，你就得好好干活；付了钱，你就有权利要求对方按约定办事。

二、核心原则：这笔钱是谁的？

这是理解账务处理的关键！请记住：

在合同正常履行期间，履约保证金的所有权没有转移！

什么意思？如果是你付给别人的保证金，钱虽然从你账户划走了，但这笔钱本质上还是你的资产，只是暂时放在别人那里“保管”。同样，如果你收了别人的保证金，这笔钱也不是你的收入，你是“代管”这笔钱。

三、具体账务处理：两种情况分开看

情况一：你支付履约保证金（你是付款方）

假设你们公司要向供应商采购设备，合同约定支付10万元履约保证金。

1. 支付保证金时：

你的银行存款少了10万元 但这10万元并没有“消失”，而是变成了另一种资产形式

记账分录：

借：其他应收款—履约保证金 100,000元 贷：银行存款 100,000元

通俗解释： “其他应收款”就像个“待收钱袋子”，记录着别人欠你的各种非主营业务款项。你付了保证金，就等于在“待收钱袋子”里记了一笔：某某公司欠我10万元保证金。

2. 合同履行完毕，收回保证金时：

假设一切顺利，对方把10万元退回来了

记账分录：

借：银行存款 100,000元 贷：其他应收款—履约保证金 100,000元

解释： 钱从“待收钱袋子”转回到了银行账户，一切恢复原状。

3. 特殊情况：保证金被扣罚 如果你们公司违约，对方按合同扣了2万元保证金。

这时候的记账：

借：营业外支出（或合同违约金） 20,000元 借：银行存款 80,000元 贷：其他应收款—履约保证金 100,000元

解释： 你只收回了8万元，损失的2万元根据原因记入相应费用科目。

情况二：你收取履约保证金（你是收款方）

假设你们公司是施工方，客户支付给你20万元履约保证金。

1. 收到保证金时：

你的银行存款多了20万元 但这20万元不是你的收入，是负债

记账分录：

借：银行存款 200,000元 贷：其他应付款—履约保证金 200,000元

通俗解释： “其他应付款”是个“待付款袋子”，记录你要还给别人的各种款项。收到保证金，就是在“待付款袋子”里记一笔：我欠某某公司20万元保证金。

2. 合同履行完毕，退还保证金时：

借：其他应付款—履约保证金 200,000元 贷：银行存款 200,000元

解释： 从“待付款袋子”里拿出这笔钱还给对方。

3. 特殊情况：扣收对方保证金 如果对方违约，你按合同扣了5万元。

借：其他应付款—履约保证金 200,000元 贷：银行存款 150,000元 贷：营业外收入（或违约金收入） 50,000元

解释： 你只需退还15万元，扣下的5万元根据性质确认为收入。

四、几个容易混淆的问题

1. 履约保证金和定金有什么区别？

法律性质不同：定金有担保合同成立的作用，适用“定金罚则”（付定金方违约，无权要回；收定金方违约，双倍返还） 履约保证金主要是担保合同履行，通常只扣罚违约部分 账务处理也不同：定金可能涉及“预收账款”“预付账款”科目

2. 保证金产生的利息归谁？ 这是个实务中经常争议的问题。一般原则：

合同有约定按约定 没有约定时，通常认为利息归保证金所有权人（即付款方） 但实际操作中，收款方往往不会主动支付利息

3. 保证金在财务报表上怎么体现？

支付方：体现在资产负债表“其他应收款”项目 收取方：体现在资产负债表“其他应付款”项目 都不影响利润表（除非发生扣罚）

五、实操建议和注意事项

1. 合同条款要明确 在签订合同时，尽量明确：

保证金金额、支付时间 退还条件和时间 扣罚条件和标准 利息归属（如果需要） 争议解决方式

2. 建立台账管理 如果同时有多笔保证金往来，建议建立专门的台账，记录：

合同名称、对方单位 保证金金额、支付/收取日期 约定退还条件 实际处理情况 经办人、审批流程

3. 定期对账清理 每月或每季度清理一次保证金账户：

哪些该收回来了？ 哪些该退还了？ 有没有长期挂账需要处理的？

4. 税务处理要留心

支付保证金：一般不影响税务 收到保证金：不作为收入，不缴税 扣收的违约金：通常需要缴纳增值税和企业所得税 具体处理请咨询专业会计师或当地税务机关

六、举个生活中的例子

小张开了一家装修公司，接了李女士家的装修工程。合同约定：

小张支付2万元履约保证金给李女士 工程完工验收合格后7天内退还 如果小张延期完工，每天扣200元

小张的账务处理： 支付2万元时：记“其他应收款—李女士保证金”增加2万元，“银行存款”减少2万元。

延期5天完工，被扣1000元： 最终收回1.9万元，记“银行存款”增加1.9万元，“管理费用—违约金”增加1000元，“其他应收款”减少2万元。

李女士的账务处理： 收到2万元时：记“银行存款”增加2万元，“其他应付款—小张保证金”增加2万元。

扣除1000元后退还1.9万元： 记“其他应付款”减少2万元，“银行存款”减少1.9万元，“其他业务收入—违约金”增加1000元。

七、常见错误和纠正

错误1：把支付的保证金直接计入“费用” × 错误做法：支付时直接记“管理费用” √ 正确做法：先记“其他应收款”，发生扣罚时才将扣罚部分计入相应费用

错误2：把收到的保证金计入“收入” × 错误做法：收到时直接记“主营业务收入” √ 正确做法：记“其他应付款”，这是负债不是收入

错误3：长期挂账不清理 有些保证金一放就是好几年，既没收回也没退还，造成账目混乱。建议定期清理，对于确实无法收回或支付的，按规定程序处理。

结语

履约保证金的账务处理并不复杂，核心就是把握两点：一是明确这笔钱的所有权没有转移，二是区分自己是支付方还是收取方。支付时记“其他应收款”，收取时记“其他应付款”，发生扣罚时再调整相关损益科目。

实际工作中，可能还会遇到更复杂的情况，比如多笔合同混合保证金、跨境合同的保证金处理等。但基本原理是一样的：保持清晰的权责意识，做好台账管理，定期清理对账。

财务处理就像整理衣柜，分门别类放好，需要的时候才能快速找到。希望这篇文章能帮你理清思路，下次遇到履约保证金时，你也能从容应对，甚至能给同事解释清楚其中的门道。记住，好的财务管理不仅是记账，更是通过清晰的账目为业务决策提供支持。