履约保证金到底该记在哪个科目？一个普通人的财务笔记

前几天，朋友的公司接了个新项目，对方要求交一笔履约保证金。朋友跑来问我：“这笔钱该记在哪个科目啊？我翻了半天账本也没搞明白。”其实不只是他，很多刚开始自己做生意或者负责公司财务的朋友，遇到履约保证金这种专业术语都会有点懵。今天我就把自己这些年摸爬滚打学到的经验整理出来，用最通俗的话跟大家聊聊这个话题。

先弄明白：履约保证金到底是什么？

简单来说，履约保证金就像是一种“诚信押金”。比如你要承包一个工程、签一个大订单，对方为了确保你真的会按照合同完成工作，就要求你先交一笔钱作为担保。如果你顺利完成了合同，这笔钱会全额退还；如果你中途违约，对方可能就会扣掉这部分钱作为补偿。

我最早接触这个概念是十年前帮亲戚打理一个小装修公司。当时我们接了个商场店铺装修的活儿，甲方就要求我们交合同金额10%的履约保证金。那时候我连会计分录都做不太利索，更别说正确处理这笔钱了。

核心问题：这笔钱该放进哪个“抽屉”？

会计科目就像是财务记账的“抽屉”，每笔钱都要放进合适的抽屉里，这样查账的时候才知道钱从哪里来、到哪里去。对于履约保证金，主要有两个常见的“抽屉”可以选择：

1. “其他应收款”抽屉

这是最常用的处理方式。为什么？因为这笔钱本质上是你暂时放在别人那里的押金，所有权还是你的，只是暂时由对方保管。就像你把自行车借给朋友，虽然车在他那儿，但车还是你的。

记账方法：交保证金时，记在“其他应收款——履约保证金”这个明细科目下；等合同完成收回钱时，再从这个科目转出。

适合情况：大多数企业的日常业务都适合用这个科目，特别是保证金金额明确、退还时间相对确定的情况。

2. “银行存款”或“现金”的专项抽屉

有些企业会设立专门的保证金账户，或者在现有账户里做明确标记。这种做法更直观，一看就知道这笔钱的用途。

记账方法：在银行存款下设立“保证金专户”或类似子科目。

适合情况：保证金金额较大、存放时间较长，或者公司有多个保证金项目需要单独管理的情况。

我踩过的坑：一个真实案例

大概六年前，我们公司投标一个政府项目，中标后需要交50万的履约保证金。我当时想当然地把它记成了“费用”，结果当月利润表一下子难看了很多。后来请教了专业会计才知道错了——这笔钱不是成本费用，而是资产形式的转换（从银行存款变成了应收款项）。

纠正方法很简单：先红字冲销错误的费用分录，然后正确记入“其他应收款”。但这个教训让我明白，科目放错了不仅影响当期利润，还可能给税务带来麻烦。

不同情况下的细微差别

如果你是支付方（交保证金的一方）

短期项目（一年内完成）：记入“其他应收款——履约保证金” 长期项目：可以考虑在“长期应收款”下设子科目，但实践中用“其他应收款”的也很常见 金额特别大：建议在账上做明显标记，甚至单独设立辅助账本跟踪

如果你是收取方（收保证金的一方）

这笔钱不是你的收入，不能随便动用 通常记入“其他应付款——履约保证金” 合同结束后需要退还，如果对方违约需要扣除，扣除部分才能转为收入

实操中的小技巧

凭证要齐全：保证金支付时一定要保留好合同条款页、付款凭证、收款收据。去年我们有个项目结束，对方财务换人了，差点因为凭证不全退不回保证金。

定期对账：特别是长期项目，每季度或每半年要和收取方核对一次保证金状态。我有次就发现对方公司重组，我们的保证金差点被遗漏。

科目明细化：如果在“其他应收款”里核算，一定要写清楚明细，比如“其他应收款——XX公司履约保证金——XX项目”。别只写个“保证金”，时间一长自己都记不清是哪笔钱。

关注退还时间：在账本备注栏或财务软件里设置提醒，合同到期前主动跟进退还事宜。有些单位你不催，他们可能就不急着办退款。

税务上要注意什么？

这是很多人容易忽略的点：履约保证金通常不涉及税务问题，因为它不是收入。但要注意：

保证金被扣除时，扣除部分可能被视为对方的收入，需要开具发票 保证金利息（如果有）的税务处理各地可能有不同规定 如果保证金以押物形式存在，税务处理又有所不同

不确定的时候，最简单的方法是直接咨询当地税务局或专业会计，别自己猜。

最后一点心得

做了这么多年小生意，我觉得财务记账最重要的不是死记硬背科目，而是理解每笔业务的实质。履约保证金的核心就是“临时存放的担保金”，抓住这个本质，就知道该把它放在“应收”或“应付”的范畴里，而不是成本或收入里。

刚开始可能会觉得复杂，但处理过几次就熟悉了。我的习惯是每遇到一种新业务，就在账本首页留个便签，写下处理方法和注意事项，下次再遇到直接翻看就行。

希望这些来自实际经验的心得能帮到你。财务记账就像整理房间，每个东西都有该放的位置，放对了找起来就方便，账目也就清晰明了了。如果你有更具体的特殊情况，建议结合实际情况咨询专业会计，毕竟每个公司的业务都有细微差别。