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如何自己动手写一份有效的履约保证金退还申诉书？

生活中，我们有时会遇到这样的情况：你按合同完成了某项工作或服务，但当初交的履约保证金却迟迟退不回来。这时候，一份清晰有力的申诉书可能就是解决问题的关键。今天，我就结合自己的经验和了解到的信息，和大家聊聊怎么自己动手写这样一份申诉书。

一、先搞清楚基本概念

履约保证金，简单说就是为了保证你能履行合同而预先交的一笔钱。比如你承包一个小工程，甲方怕你中途不干或者干得不好，会要求你先交一笔保证金。等你按约定完成了，这笔钱就应该退给你。

如果对方没按时退还，你就需要正式提出申诉。申诉书就是你向对方单位或其上级主管部门，甚至相关监管机构书面反映问题、要求退款的正式文件。

二、动笔前的准备工作

写申诉书不是提笔就写，先做好这些准备：

1. 收集所有相关材料

当初签的合同或协议原件、复印件 交纳保证金的付款凭证（银行转账记录、收据等） 证明你已履行完合同义务的材料（验收单、完工证明、双方往来邮件等） 对方未按时退款的证据（催款的聊天记录、邮件、短信等）

2. 理清事情经过 在脑子里把整件事按时间顺序过一遍：什么时候签的合同、什么时候交的保证金、合同要求你做什么、你什么时候完成的、对方什么时候验收的、合同约定的退款时间是什么、你催讨过几次、对方怎么回复的。

3. 明确申诉对象 是直接找你签约的那个单位，还是其主管部门？如果是比较大的公司，是该公司的哪个具体部门负责退款？搞清楚这个，申诉书才能“送对人”。

三、申诉书的具体写法

一份完整的履约保证金退还申诉书通常包括以下几个部分：

标题 直接写“履约保证金退还申诉书”或“关于要求退还履约保证金的申诉”。居中，字体稍大些。

申诉人信息 你的姓名、身份证号、联系方式、住址。如果是单位，就写单位全称、统一社会信用代码、法定代表人、联系人电话等。

被申诉人信息 对方单位全称（一定要和合同盖章一致）、地址、相关负责人或部门。

正文部分 这是核心，可以分几个自然段来写：

第一段：说明基本情况 简要交代双方是什么关系，因为什么事签的合同，合同的基本内容是什么。比如：“本人/我单位于XXXX年XX月XX日与贵单位签订了《XX项目承包合同》，合同约定由我负责XX工程的施工，合同总价款XX元，履约保证金XX元。”

第二段：陈述履约事实 用事实说明你已经完全履行了合同义务。比如：“合同签订后，我于XXXX年XX月XX日向贵单位支付了履约保证金XX元（附付款凭证）。随后，我严格按照合同要求，于XXXX年XX月XX日完成了全部工程内容，并经贵单位指定人员于XXXX年XX月XX日验收合格（附验收证明）。”

第三段：指出对方违约事实 说明对方没有按约定退款。要具体引用合同条款和事实：“根据合同第X条第X款约定，工程验收合格后X个工作日内，贵单位应无条件退还全部履约保证金。但自验收合格至今已过去X天/X个月，虽经本人多次沟通催要（可简要说明催要次数和方式），贵单位仍以各种理由拖延，未履行退款义务。”

第四段：阐明你的诉求和理由 明确提出你的要求，并简单说明理由。理由要合法合理，比如：“贵单位的行为已构成违约，不仅违反了合同约定，也占用了我的资金，给我造成了实际损失。根据《中华人民共和国民法典》相关规定，当事人一方不履行合同义务的，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。”

结尾部分 可以写：“为此，特向贵单位提出申诉，恳请贵单位在收到本申诉书后X日内退还履约保证金XX元。若逾期仍未解决，我将不得不采取进一步法律措施维护自身权益。望慎重对待，及时回复。”

然后是落款：申诉人签名（单位则盖章）、写上日期。

附件清单 最后列明你随申诉书一起提交的证据材料清单，比如“附件：1.合同复印件；2.付款凭证；3.验收证明；4.催款记录……”

四、写作中的注意事项和技巧

语言要得体 虽然是申诉，但尽量用客观、冷静的语气陈述事实，避免情绪化的指责。用“贵单位”代替“你们”，用“我方”代替“我们”，显得更正式。

事实要具体 不要笼统地说“很早就交了钱”、“做完很久了”。要具体到年月日，金额精确到分。越具体，可信度越高。

逻辑要清晰 按时间顺序写，先说什么后说什么要清楚。一件事说完再说另一件，别跳来跳去。

证据要充分 申诉书里提到的重要事实，最好都有证据支持。在文中可以注明“（详见附件X）”，引导对方查看你的证据。

诉求要明确 不要含糊地说“希望尽快解决”，而要明确“请求在X月X日前退还XX元保证金”。

五、提交申诉后的跟进

申诉书写好、打印出来签好字，连同证据复印件一起，用可以追踪的方式寄给对方（比如EMS或挂号信）。同时，如果知道对方邮箱，也可以扫描一份发过去。

寄出后，记得在适当的时间（比如一周后）电话跟进，询问是否收到、处理进度如何。如果对方推诿，可以明确告知下一步计划（如向主管部门投诉、法律诉讼等），但语气要坚定而不失礼貌。

如果向直接签约单位申诉无效，可以考虑向其上级主管部门、行业监管机构或政府信访部门提交申诉。这时候的申诉书可以基于之前的版本，增加向直接对方申诉未果的情况说明。

六、几个常见问题的处理

如果合同对退款时间约定不明确？ 可以参照行业惯例或合理期限。在申诉书中可以写“根据交易习惯/通常合理期限，验收合格后X日内应退还保证金”。

如果对方以质量有问题为由拒退？ 如果你有验收合格证明，就直接引用。如果没有正式验收但实际已使用，可以主张“对方已实际接收并使用，视为认可质量合格”。

如果时间拖得太久？ 可以计算资金占用损失，合理情况下可以一并提出利息诉求。利息标准可以参考同期银行贷款利率。

最后想说的是，写申诉书并不需要多高的文化水平，关键是把自己经历的事实说清楚，把道理讲明白。大多数时候，一份正式、有理有据的申诉书递过去，对方就会重视起来。毕竟走到诉讼那一步对双方都是时间和成本的消耗。

希望这些实实在在的建议能帮到你。维权路上，理直气和，有备而战，往往是最好的策略。