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关于投标保函遗失证明，我的一些经验与分享

最近有朋友问我投标保函不小心弄丢了该怎么办，需要出证明的话该怎么写。这确实是个挺让人头疼的事儿，尤其是对于第一次遇到这种情况的人来说。我自己也因为工作关系接触过几次，今天就把我知道的整理一下，尽量用大白话说清楚，希望能帮到有需要的人。

一、先别慌，弄明白投标保函是啥

投标保函简单说就是你参加一个项目投标时，向招标方提交的一份“信用保证”。它证明你有诚意参与投标，并且会遵守招标规则。一般是由银行或担保公司出具的书面文件。如果你中标后反悔不签合同，招标方可以凭这个保函向银行或担保公司索赔。

这么重要的文件丢了，着急是肯定的，但别自乱阵脚。补救方法是有的——就是开具一份“投标保函遗失证明”。

二、遗失证明到底是什么？

你可以把它理解成一份“挂失声明”和“情况说明”的结合体。核心目的是：

正式告知招标方及相关单位：“我的保函原件丢了。” 证明那份保函曾经真实存在且有效。 声明原保函作废，避免被他人冒用带来风险。 请求招标方接受后续的补救措施（比如补开保函或接受证明文件）。

它不是随便写几句就行的，需要一定的正式格式和必要内容，并且要加盖公章才能生效。

三、自己动手写一份：核心内容与格式详解

虽然最终可能需要用公司正式信头纸打印并盖章，但你可以先了解需要准备哪些内容。下面我拆开来说：

1. 标题 直接居中写“投标保函遗失证明”或“关于投标保函丢失的情况说明”，清晰明了。

2. 致送单位 也就是写给谁。顶格写招标方的全称，比如“致：[招标单位名称]”。如果不知道具体部门，写招标单位名称也行。

3. 正文开头：表明身份与事由 先自我介绍：“我公司（公司全称）于X年X月X日，参与了贵单位组织的（项目名称，招标编号）的投标。” 然后直接说明情况：“在后续工作中，我方不慎将出具的投标保函原件遗失。”

4. 核心部分：保函关键信息 这是最重要的部分，要尽可能详细地回忆并写明丢失保函的信息，方便各方核实：

保函编号： 这是保函的“身份证号”，最重要。通常能在你留底的复印件或银行回单上找到。 出具单位： 是哪家银行或哪家担保公司开的。 受益人： 一般是招标单位。 金额： 保函的担保金额是多少钱。 开具日期及有效期： 保函是哪天开的，保到什么时候。

5. 声明与承诺 这部分是表明你的态度和责任担当，通常写： “现特此声明，上述保函原件自遗失之日起作废。由此保函原件可能引发的一切经济及法律责任均由我公司承担，与贵单位及保函出具单位无关。” “我公司保证所述情况完全属实，并愿意配合提供一切必要的证明文件。”

6. 补救措施与请求 说明你打算怎么做，并请求对方同意： “为保障投标工作的顺利进行，我公司已向原出具单位申请办理相关手续（如：申请补办/或请贵方依据我司提供的银行查询记录及此证明文件予以认可）。恳请贵单位予以理解和支持，允许我公司以此证明文件及后续补救文件履行投标义务。”

7. 落款

单位全称（加盖公司公章，这是必须的） 联系人及电话（方便对方核实） 出具证明的日期

四、除了写证明，你还需要做什么？

写证明只是第一步，配合一系列动作才能把事情彻底解决：

立刻查找： 最后确认一遍是否真的找不到，翻查所有可能存放的地方、经手同事。 联系出具方： 马上给你开保函的银行或担保公司打电话，正式挂失，并咨询他们对于“保函遗失”的标准处理流程。每个机构的要求可能略有不同，有的可以补办，有的会出具一份“已出具保函”的查询证明。 沟通招标方： 主动联系招标项目的负责人，口头说明情况，并询问他们是否接受“遗失证明”以及还有无其他特殊要求。及时沟通能体现你的诚意，避免被动。 准备佐证材料： 整理好所有能找到的与这份保函相关的文件，比如： 保函的复印件或扫描件（哪怕不清晰）。 银行扣取手续费或保函费用的回单。 与银行/担保公司沟通办理保函的邮件、微信记录。 银行出具的“保函查询告知书”或类似证明（这是非常重要的辅助文件）。 正式提交： 将加盖了公章的《投标保函遗失证明》，连同其他佐证材料，按照招标方要求的方式（可能是当面递交、邮寄或上传至电子招标平台）正式提交。

五、一些重要的提醒与心里话

态度一定要诚恳主动。 出错不可怕，怕的是隐瞒或推诿。主动联系、积极处理是赢得谅解的关键。 公章是灵魂。 没有加盖你公司红色公章的文件，基本被视为无效。务必用公司正式信笺纸打印并盖章。 时间要抓紧。 发现丢失后尽快处理，别拖到开标前最后一刻，否则可能因手续不全导致投标无效。 信息务必准确。 证明中写的保函编号、金额等信息，必须与原件一字不差。拿不准就去问开具银行。 备份是好习惯。 这次事情过后，一定要养成重要文件即时扫描、多处备份的习惯。原件妥善保管，平时使用尽量用复印件或扫描件。

最后想说的是，处理这类事情虽然麻烦，但也是一次学习和完善工作流程的机会。把它当成一个具体的项目问题去解决，一步步来，沟通清楚，准备齐全，大多数情况下招标方都是能够理解的。

希望这些来自实际经验的信息能真正帮到你。如果在具体操作中还有不确定的，最稳妥的方式永远是：直接咨询保函开具银行和本次招标的负责机构。祝你好运，顺利解决问题！