收到银行保函，该怎么入账？手把手教你处理

收到银行保函时，很多朋友的第一反应可能是：“这张纸值钱吗？该放哪儿？要不要记到账上？”别急，今天我们就从普通人角度，用大白话把这件事讲清楚。

一、先搞明白：银行保函到底是什么？

你可以把银行保函想象成一份“银行担保书”。比如你接了一个工程，对方怕你中途掉链子，就要求你找银行开个保函。银行说：“我担保这人能履约，如果他做不到，我来赔钱。”——这就是银行保函。

它和现金、存款不一样，不是直接能花的钱，而是一种“信用凭证”。所以入账的方式也特别。

二、重要原则：保函本身不直接记成“钱”

这是最容易出错的地方！拿到保函时，不要在账上记一笔“银行存款”或“现金”。因为它不是货币资金，而是或有事项——可能发生，也可能不发生。

举个例子：

你公司投标一个项目，交了10万元保函给招标方 这10万元还在银行，只是被冻结了 如果你履约成功，保函原样退回；如果你违约，银行就把这10万元赔给对方

所以，保函的本质是“被冻结的存款”，而不是收入或资产。

三、具体入账步骤（附简单例子）

情况1：你作为收款方收到别人的保函

比如你是业主，承包商给你交了一份履约保函。

你的账务处理： 基本上不用做分录！对，你没看错。

因为保函是别人给你的担保，钱还在对方的银行账户里（只是被冻结）。你只需要在备查簿上登记一下：

保函编号：XXX 开具银行：XX银行 金额：XX万元 有效期：X年X月X日至X年X月X日 担保事项：工程履约担保

这就好比别人把房产证押在你这里，你记个“收到房产证一本”，但不用把它算成你的资产。

情况2：你作为申请方开出保函给别人

这才是需要做账的情况！我们分步骤看：

第一步：向银行申请开保函时 银行通常会要求你存一笔保证金（比如保函金额的100%或一定比例）。

假设你要开一份50万元的履约保函，银行要求全额保证金。

你的分录：

借：其他货币资金——保函保证金 500,000 贷：银行存款 500,000

解释：钱从普通账户转到“被冻结”的保证金账户。

第二步：保函开出，交给对方时

借：销售费用/管理费用（看保函用途） 可能产生的手续费 贷：银行存款（或应付手续费） 手续费金额

保函本身不另做分录，但如果有开立手续费（通常几百到几千元），要记费用。

第三步：保函到期或解除时

如果你履约良好，保函自动失效，保证金解冻： 借：银行存款 500,000 贷：其他货币资金——保函保证金 500,000 如果你违约，银行赔付了： 借：营业外支出（或其他相关科目） 500,000 贷：其他货币资金——保函保证金 500,000

四、实操中的常见问题与技巧

1. 保函保证金有利息吗？

通常有！虽然被冻结，但银行一般会按活期或协定利率计息。你可以：

每月确认利息收入 或到期时一次性记利息

2. 保函续期怎么办？

很常见！比如一年期保函快到期了，项目还没完，需要续期。

如果银行重新开立：旧保函注销，按新保函处理 如果直接延期：在备查簿更新有效期即可

3. 电子保函越来越普及

现在很多保函是电子版的，没有纸质文件。处理原则完全一样！只是保管方式不同——记得保存好电子文件，并打印一份备查。

4. 小企业简易处理法

如果你是个体户或小公司，账务没那么复杂，可以：

专门设个“保函登记本” 保证金转账时，在银行流水备注“保函保证金” 手续费直接记“管理费用——手续费” 到期解冻时，在登记本上标记“已注销”

五、税务上要注意什么？

保证金利息：要交增值税吗？不用！存款利息免征增值税。 保函手续费：可以抵扣进项税吗？如果取得增值税专用发票，一般纳税人可以抵扣。 印花税：银行保函不需要贴花，它不是应税凭证。

六、给非财务人员的建议

如果你不是会计，但需要处理保函：

收到别人给的保函：

原件锁进保险柜 复印件给项目经理/业务负责人 在笔记本上记下关键信息（特别是有效期！）

自己开保函：

保证金转账后，把回单给会计 拿到保函后，扫描存档 手机设个提醒，在到期前1个月注意是否要续期

保函快到期时：

主动联系银行：是自动注销还是需要办理手续？ 通知对方：如果需要续期，提前沟通 跟进保证金解冻：有时银行不会自动转回，需要提醒

七、真实场景模拟

案例： 小王的装修公司中标一个酒店项目，业主要求提供30万元履约保函。

小王操作流程：

去开户银行申请，存入30万元保证金 银行收取800元手续费，开出保函 小王把保函交给业主 会计记账： 存入保证金：借其他货币资金30万，贷银行存款30万 支付手续费：借管理费用800元，贷银行存款800元 一年后项目完工，业主退回保函 小王去银行办理注销，30万元解冻回到账户 会计记账：借银行存款30万，贷其他货币资金30万

整个过程中，公司的资产负债表上一直有这30万元，只是从“银行存款”搬到了“其他货币资金”这个“小房间”，最后又搬回来。

最后的心得体会

处理银行保函，记住三个核心：

它不是钱，是担保——所以收到别人的保函不用记收入 你的保证金只是被“临时冻结”——还在你的资产里，只是流动性受限 日期管理比账务处理更重要——错过保函有效期可能造成违约

实际操作中，如果有疑问，最简单的方法就是直接问你的开户银行客户经理。他们会告诉你具体手续和注意事项。如果是重要的大额保函，建议咨询专业会计或税务顾问。

希望这篇接地气的讲解能帮到你。处理保函没那么神秘，把握住本质，按流程操作，你也能轻松应对！