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质量保函怎么写？普通人也能看懂的实用指南

最近有个朋友承包了个小工程，甲方要求他提供质量保函，他急得团团转，完全不知道从哪儿下手。你是不是也遇到过类似情况？别担心，今天我就以普通人的视角，和大家聊聊质量保函该怎么写。

什么是质量保函？简单说就是“质量保证书”

你可以把它理解为你向对方做出的一种承诺：我保证我提供的产品或工程质量没问题，如果有问题，我愿意承担责任。它就像买东西时的保修卡，只不过更正式、更有法律效力。

开始动手写之前，先准备这些材料

我刚开始接触时也不知道要准备啥，后来跑了几趟才发现，其实就几样东西：

你和对方签订的合同（这是核心） 你的营业执照复印件 如果涉及特定行业，可能需要相关资质证明 双方的基本信息（名称、地址、联系方式等）

把这些放在手边，写起来会顺利很多。

质量保函的基本结构（像写信一样简单）

标题部分

开头直接写“质量保函”四个字，居中，加粗。下面写上日期，一般是你出具保函的当天。

称呼部分

像写信一样，写上对方的全称。如果是公司，就写公司全名；如果是个人，写姓名加“先生/女士”。记得用尊称，比如“致：××公司”。

正文内容

这是保函的核心，但别怕，其实就是几个部分的组合：

1. 先说清楚背景 简单说明这份保函是针对哪个合同或项目的。例如：“鉴于我方（你的名字/公司名）与贵方（对方名字）于××年××月××日签订了××合同……”

2. 做出明确承诺 这部分要写得清晰明白。常用表述是：“我方郑重承诺，所提供的××（产品或服务名称）符合合同约定的质量标准。在保修期/质保期内（一般是6个月到2年，看合同约定），如出现非人为因素导致的质量问题，我方将负责免费维修/更换/退货。”

3. 说明保函有效期 一定要写清楚保函的有效时间。比如：“本保函有效期自××年××月××日起至××年××月××日止。”通常这个期限和你的保修期一致。

4. 责任与解决方式 可以加上如果发生争议怎么处理。常见的是“双方友好协商解决，协商不成，提交××地人民法院诉讼解决。”也可以约定仲裁。

结尾部分

写上你的全称（公司名或个人姓名），盖公章或签字。如果是公司，还需要法定代表人签字。最后写上日期。

写的时候要注意这些“坑”

刚开始我写保函时犯过几个错误，分享给你避免踩坑：

1. 别写得太笼统 “保证质量合格”这种话太模糊。要具体，比如“产品表面无划痕，尺寸误差不超过±1mm，正常使用情况下使用寿命不低于5年”。

2. 保修范围和期限要明确 哪些情况算质量问题？哪些不算？比如人为损坏、自然灾害通常不在保修范围内。这些最好写清楚，避免日后扯皮。

3. 金额问题 有些质量保函会涉及保证金或赔偿金额。如果合同里有约定，保函里也要写清楚数额和支付条件。

4. 语言要专业但易懂 别用太多法律术语，但也别太口语化。找懂行的朋友帮忙看看，或者参考一些模板，但一定要根据你的具体情况修改。

一个简单例子帮你理解

下面是我简化后的一个模板，你可以参考它的结构：

质量保函

日期：2023年10月27日

致：××建筑公司

鉴于我方（××建材供应商）与贵方于2023年10月15日签订了《水泥供应合同》（合同编号：××××），现就合同涉及的水泥产品质量，我方做出如下保证：

我方供应的所有水泥均符合国家GB175-2007标准，初凝时间不早于45分钟，终凝时间不迟于10小时。 保质期为生产日期起6个月内。在此期限内，如因产品本身质量问题导致使用效果不达标，经双方共同确认后，我方无条件更换同等规格产品。 本保函有效期自2023年10月28日起至2024年4月27日止。 因本保函产生的争议，双方应友好协商解决；协商不成的，提交合同签订地人民法院诉讼解决。

特此保证。

保证人：××建材有限公司（公章） 法定代表人：（签字） 2023年10月27日

写完后的重要步骤

保函写好了，别急着送出去：

仔细检查：从头到尾读两遍，看看有没有错别字，信息是否准确。 核对一致性：确保保函里的内容和你与对方签订的合同一致。 保留副本：自己一定要留一份复印件或扫描件。 正式送达：最好当面递交，让对方签收；如果邮寄，用快递并保留凭证。

几个常见问题解答

Q：如果我是个人，没有公司公章怎么办？ A：个人出具保函，签字并按手印同样具有法律效力。如果涉及金额较大，可以考虑做公证。

Q：质量保函和履约保函有什么区别？ A：简单说，质量保函只保“质量”，履约保函保“全面履行合同”。质量保函更像是履约保函的一部分。

Q：对方提供的模板能直接签吗？ A：一定要仔细看！对方的模板可能对他们更有利。有不明白的地方就问，不合理的地方就协商修改。这是你的权利。

Q：保函需要公证吗？ A：一般不需要。但如果涉及重大金额或项目，公证可以增加它的证明力。

最后的小建议

我第一次写质量保函时也很紧张，生怕写错什么。后来发现，只要你抱着诚信合作的态度，把该写清楚的写清楚，大多数对方都能理解。

如果实在不确定，花点小钱咨询专业律师是值得的。比起可能因条款不清导致的纠纷，这点咨询费真的不算什么。

写质量保函不是应付差事，而是你对自己工作的信心展示。一份认真、专业的保函，能让对方更信任你，合作也会更顺利。

希望这些经验对你有帮助！如果你有具体问题，欢迎随时交流。