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怎样写一封有效的“合同履约保证金催要函”？过来人分享经验

签合同的时候，我们常常会涉及到“履约保证金”这一项。简单来说，这就是一方为了保证对方能按合同办事，提前收取的一笔钱。但是，到了该退钱的时候，对方却迟迟没有动静，这时候就需要写一封“合同履约保证金催要函”。别小看这封信，写得好不好，直接关系到钱能不能顺利拿回来。

什么是合同履约保证金？

在开始讲怎么写催要函之前，我们先得搞明白履约保证金是干什么的。比如你找了个装修公司给家里装修，合同里约定他们完工验收合格后，你要把一笔钱作为保证金先押着，等一段时间确认没问题了再退给他们。反过来，如果是你提供服务，对方也可能要求你交保证金，确保你不会中途撂挑子。

这笔钱其实是个“担保”，目的是让双方都认真履行合同。合同顺利执行完了，这笔钱就该原数退还。但如果一方违约，另一方就有权扣留部分或全部保证金作为赔偿。

为什么需要正式发函？

很多人觉得，打个电话或发条微信说一声不就完了？但实际操作中，口头催要往往效果有限：

没有正式记录：对方可能假装忘了，或者一直拖延 缺乏法律效力：如果最后要走法律程序，口头沟通很难作为证据 显得不严肃：对方可能觉得你不较真，能拖就拖

一封正式的催要函，白纸黑字，既表明了你的态度，也留下了书面证据。

催要函该怎么写？

写这种函件，不需要用太多法律术语，关键是清晰、有条理。下面我结合自己的经验，说说几个关键部分：

1. 开头部分

开头要写明双方的基本信息。包括你的姓名/公司名、对方的姓名/公司名，以及合同的基本情况。比如：

“致XX公司： 根据我方（你的姓名/公司）与贵方于XXXX年XX月XX日签订的《XXXX合同》（合同编号：XXXX），我方已按约定完成了合同项下的全部义务……”

开门见山，让对方一看就知道是哪件事。

2. 事实陈述部分

这部分要简洁明了地说明情况：

合同什么时候签的 保证金是多少钱 按照合同第几条，应该在什么条件下退还 现在条件已经满足（比如工程验收合格已满X个月） 你之前是否提醒过，对方如何回应

记住，只陈述事实，不要带情绪。比如别说“你们一直拖拖拉拉”，而要说“自XX日期起，我方已三次通过电话沟通退还事宜，但至今未收到款项”。

3. 明确提出要求

这是核心部分，一定要明确：

请对方在什么日期前退还保证金 退还到哪个账户（把账号信息写清楚） 总金额是多少（大写和小写都写上，避免歧义）

4. 说明后果

如果对方继续拖延，你会采取什么措施？这部分要有理有据，但不必过于强硬。比如： “若贵方未能在上述期限内履行退款义务，我方将不得不考虑采取进一步措施，包括但不限于按照合同约定收取滞纳金，或通过法律途径解决。希望贵方重视此事，避免给双方带来不必要的损失。”

5. 结尾部分

留下你的联系方式，表示愿意沟通。最后写上日期和你的签名/盖章。

一些实用小建议

语气要得体：虽然是催债，但尽量用“请”“望”“贵方”这样礼貌的词。语气太冲可能适得其反。

证据要齐全：发函前，确保手头有合同复印件、付款凭证、验收合格证明等。如果需要，可以在函里提一句“相关证明材料可随时提供”。

多渠道发送：除了邮寄纸质版（建议用快递，可以追踪），最好同时发电子邮件。如果知道对方负责人的电话，发完后可以礼貌地跟进一下，确认对方是否收到。

留出合理时间：给对方的期限要合理，一般10-15个工作日比较合适。太短了显得苛刻，太长了又达不到催的效果。

做好记录：什么时候发的函、通过什么方式发的、对方有什么回应，这些都记下来。万一将来需要，这些都是重要证据。

如果发了函还是没用怎么办？

发催要函通常是第一步。如果对方仍然拖延，你可以：

发第二封语气更正式、态度更坚决的函 根据合同约定，开始计算滞纳金 向行业主管部门或消费者协会投诉（如果是消费者合同） 咨询律师，准备法律诉讼

大多数情况下，一封正式、专业的催要函就足够让对方重视起来。因为收到这样的函件，对方会意识到你是认真的，而且已经做好了进一步行动的准备。

最后的心里话

我以前也觉得写这种正式函件很麻烦，不如直接打电话来得快。但吃过一次亏之后就明白了——涉及钱的事情，尤其是合同款项，正式一点只有好处没有坏处。

写催要函其实不难，关键是把事情说清楚、把要求提明确。不要觉得不好意思，按合同办事是你的正当权利。对方如果是个正经的合作方，也会理解并配合的。

希望这些经验对你有帮助。记住，自己的合法权益，该争取的时候一定要认真对待。