关于退还预付款保函申请书，你需要知道的事

前几天，邻居老张跑来问我：“兄弟，我们公司项目完工了，甲方那边还押着我们一笔预付款保函的钱，财务说需要写个申请书，这玩意儿该怎么弄啊？”看着他着急的样子，我决定好好研究一下这个“退还预付款保函申请书”，毕竟这关系到真金白银，弄明白了对大家都有帮助。

预付款保函到底是什么？

简单来说，预付款保函就像是一种“押金凭证”。比如你接了个工程，甲方会先给你一部分预付款，让你去买材料、开工。但甲方也怕你拿了钱不干活或者干不好，这时候银行或担保公司就出面了：他们出具一份保函，向甲方保证，如果你违约，他们会把预付款退还给甲方。

等工程顺利完工，验收合格了，这份保函的使命就完成了，甲方应该解除保函责任，银行那边押着的钱（或者额度）也该还给你了。这时候，就需要你主动提出申请——这就是“退还预付款保函申请书”的由来。

很多人以为工程完工就万事大吉了，其实不然。保函不会自动解除，需要你正式提出申请，启动退还流程。如果不及时办理，银行可能继续收取保函手续费，你的资金额度也会一直被占用，影响其他项目的运作。

我认识的一个包工头就吃过这个亏。项目去年就验收了，他一直没去办保函退还手续，结果银行每月照常扣手续费，等到今年需要开新保函时，才发现额度不够用了，急得团团转。

虽然每家银行或甲方的要求略有不同，但核心内容都差不多。你需要讲清楚几个关键点：

1. 基本信息不能少 抬头要写清楚是给谁的——通常是出具保函的银行或担保公司。你的公司名称、保函编号、开具日期、金额这些关键信息一定要准确，最好把保函复印件附在后面。就像寄快递要写对地址一样，信息错了整个流程就卡住了。

2. 说明申请理由 这是申请书的重点部分。你需要清楚地说明：

哪个项目已经完成（写上项目全称和合同编号）预付款使用情况（可以简单说明已用于项目）项目现在已经验收合格，甲方没有提出任何索赔因此，保函的担保责任已经完成，申请解除

3. 提供证明材料 口说无凭，你得附上证据。通常需要：

项目竣工验收报告（这是最重要的证明）甲方出具的确认文件，证明项目合格且无索赔有时候还需要预付款使用明细

4. 明确你的请求 直接说明你的要求：“请贵行解除我司上述预付款保函的担保责任，并办理相关退还手续。”

5. 联系方式很重要 留下经办人的姓名、电话，方便银行有疑问时能及时联系到你。我朋友就遇到过因为没留电话，银行有点小问题找不到人，耽误了两周时间。

语气要客气但坚定 这是正式商务函件，要用“请”、“贵行”、“我司”这样的礼貌用语，但也要明确表达你的合法权利——工程合格了，保函就该解除了。

时间节点要卡准 最好在项目验收合格、拿到书面证明后立即申请。有些合同会规定具体的申请时限，要注意别超期。

跟进比提交更重要 申请书交上去后，别以为就完事了。一周后最好打个电话问问进度，确认银行收到了，材料是否齐全。银行每天处理大量业务，你的申请可能会被埋没在文件堆里。

保留所有证据 申请书复印件、邮寄凭证（如果是快递）、沟通记录都要保存好。万一有什么纠纷，这些都是重要证据。

问题一：甲方拖延不配合怎么办？ 有时候项目明明验收了，甲方就是不肯出确认文件。这时候可以查看合同条款，有些合同规定验收后多少天内甲方无异议即视为认可。也可以友好但正式地发函催促，说明拖延解除保函对双方后续合作的影响。

问题二：银行说手续不全怎么办？ 仔细问清楚缺什么，补上就是。可能是缺少某个签字，或者需要补充某个文件。保持耐心，积极配合是最快解决问题的办法。

问题三：保函到期会自动解除吗？ 不一定。有些保函有明确到期日，到期后效力终止，但正式解除手续还是需要办理的。别以为到期就没事了，最好还是主动办理退还手续。

写这份申请书时，把自己放在银行工作人员的位置想想：他们需要看到什么信息才能快速处理？材料齐全、事实清楚、格式规范的申请书，谁看了都愿意优先处理。

其实这份申请书并不复杂，核心就是证明“项目干完了，干好了，该把押金还给我了”。只要抓住这个核心，把事实讲清楚，把证据准备全，一般都能顺利办理。

老张听完我的解释，松了口气：“原来是这样，我让财务按照这些要点准备，应该没问题了。”果然，两周后他告诉我，保函解除手续办好了，资金也到位了。

其实很多事情就是这样，看起来复杂，拆解开来一步一步做，自然就能解决。退还预付款保函申请书也是如此——它不过是你完成合格工作后，拿回自己应有权益的一个正常步骤罢了。