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如何写一封有效的退还履约保证金申请书？

前段时间，我因为工作需要，处理过几次退还履约保证金的申请。说实话，刚开始我也觉得挺复杂的，担心写不好会影响钱款退回。但经过几次实际操作后，我发现只要掌握几个要点，普通人也完全能写出一份专业、有效的申请书。

什么是履约保证金？

简单来说，履约保证金就像是一种“信用押金”。比如你租房子、承包工程或者参与某个项目时，对方为了保证你能按约定完成任务，会要求你交一笔钱作为担保。当你顺利完成约定事项后，这笔钱就应该退还给你的。

为什么要写申请书？

很多人以为合同到期了，保证金会自动退回。但现实情况是，大多数机构都需要你主动提出申请，提供相关证明材料，他们才会启动退款流程。申请书就是你正式请求对方退还这笔钱的书面文件。

申请书该怎么写？

1. 开头要清楚

首先，在纸张顶部写明“退还履约保证金申请书”这几个字，让对方一眼就知道这份文件的目的。

接着，写清楚你要提交给哪个单位或个人。比如“尊敬的XX公司财务部”或“致XX项目负责人”。如果有具体的负责人姓名，写上会显得更正式。

2. 自我介绍很重要

你需要简单说明自己的身份：“本人XXX（你的全名），身份证号XXXXXX，于XXXX年XX月XX日与贵单位签订了XXXX合同（合同编号XXXX）。”

这段信息很关键，它能帮助对方快速从众多文件中找到你的档案。

3. 说明保证金情况

接着要写清楚保证金的详细信息：

当时交了多少钱 以什么方式交的（银行转账、现金等） 收款单位是什么 有没有收到收据或发票（有的话注明票据号码）

例如：“根据合同约定，本人于XXXX年XX月XX日通过银行转账方式，向贵单位支付了履约保证金人民币XXXX元（大写：XXXX元整），贵单位出具的收据编号为XXXX。”

4. 陈述履约情况

这是申请书的重点部分。你需要说明自己已经按照合同要求完成了所有义务。

如果是租赁合同，你可以写：“在租赁期间，本人严格遵守合同条款，按时支付租金，维护房屋设施，现已于XXXX年XX月XX日合约期满，并将房屋完好交还。”

如果是项目合同，可以写：“本人已按照合同要求，于XXXX年XX月XX日完成了全部工作内容，并经贵单位验收合格，有双方签字确认的验收报告为证。”

这部分尽量客观、具体，如果有证明文件，可以提一下“相关证明材料已随本申请一同提交”。

5. 明确提出退款请求

在说明了履约情况后，就可以明确提出退款要求了： “鉴于上述情况，本人已完全履行了合同义务，现特此申请贵单位按照合同约定，退还本人履约保证金人民币XXXX元。”

6. 提供退款账户信息

为了让对方能顺利退款，你需要提供准确的收款信息：

收款人姓名（必须与合同方一致） 开户银行全称 银行账号 如果有支行信息也要写上

最好在提交前反复核对这部分信息，一个小错误就可能导致退款失败或延迟。

7. 结尾礼貌周到

最后，写上“此致 敬礼”或“感谢贵单位的支持与配合”等礼貌用语，然后签上你的姓名、日期，并留下联系电话。

如果有补充材料，可以在最后注明：“附：1. 身份证复印件 2. 合同复印件 3. 保证金支付凭证 4. 履约完成证明等”

几个实用小建议

语气要客气但坚定：既要礼貌得体，又要明确表达这是你应得的权利。

证据要齐全：在提交申请书时，最好附上合同复印件、付款凭证、履约完成证明等文件。复印件记得自己留一份备份。

提前沟通：正式提交前，可以打电话询问对方是否有固定的申请书格式或额外要求。

跟踪进度：提交申请后，记下接收人员的姓名和日期，过一段时间可以礼貌地询问处理进度。

保存所有记录：从提交申请到收到退款，整个过程中的所有沟通记录、文件副本都要妥善保管。

如果遇到拖延怎么办？

有时候，对方可能会拖延处理。这时候你可以：

先礼貌地电话或邮件提醒 如果无效，可以书面催告，注明你已经等待的时间 必要时，可以提及合同相关条款或法律规定

大多数正规单位都会按规定办事，只要我们材料齐全、申请书写得清楚明白，退款过程通常都会比较顺利。

写退还保证金申请书其实并不难，关键是要把情况说清楚、把要求提明确。希望我的这些经验能帮到你。毕竟，属于自己的钱，咱们就该清清楚楚、理直气壮地要回来。