如何写一封有效的"申请免收履约保证金函"：普通人也能轻松掌握

在日常生活中，我们可能会遇到需要向对方申请免除履约保证金的情况。无论是租房、承包工程还是参与投标，履约保证金往往是一笔不小的开支。今天，我就以一个普通人的视角，为大家详细介绍如何撰写一封既又有效的"申请免收履约保证金函"。

一、什么是履约保证金？为什么需要申请免除？

履约保证金，简单来说就是合同一方为了保证自己能够履行合同义务而向另一方缴纳的一笔钱。比如你租房子，房东可能会要求你交一个月租金作为押金，这其实就是一种履约保证金，保证你不会突然搬走或者损坏房屋。

那么为什么要申请免除呢？原因可能有很多：

资金周转困难，一下子拿不出那么多钱 对自己的履约能力有信心，觉得没必要交 与对方有长期合作关系，希望建立信任 保证金金额过大，影响正常经营

二、申请函的基本结构

一封标准的"申请免收履约保证金函"通常包括以下几个部分：

标题：直接写明"关于申请免收履约保证金的函" 称谓：写给谁，如"尊敬的XX公司" 自我介绍：你是谁，与对方的关系 申请事项：明确提出申请免收履约保证金 申请理由：为什么申请免除 承诺保证：虽然不交保证金，但你会如何保证履约 感谢与期待：感谢对方考虑，期待回复 落款：你的姓名/公司名称、日期、联系方式

三、详细写作步骤与技巧

1. 开篇要礼貌得体

开头一定要有礼貌，显示出你的诚意。可以用"尊敬的"开头，然后写明对方的公司名称或负责人姓名。如果是写给个人，可以用"尊敬的XX先生/女士"。

例子： "尊敬的XX房地产开发有限公司： 您好！首先感谢贵公司给予我司参与XX项目投标的机会。"

2. 明确说明申请事项

在自我介绍后，要直接点明你的来意，不要绕弯子。用简洁明了的语言说明你想申请免除履约保证金。

例子： "现就XX项目投标事宜，我司特向贵公司申请免收履约保证金，具体理由如下："

3. 申请理由要充分合理

这是整封信的核心部分，理由一定要充分、合理、有说服力。常见的理由包括：

资金压力：说明目前资金周转情况，保证金会对经营造成压力 良好信誉：展示你过去良好的履约记录 替代方案：提出其他保障措施代替保证金 长期合作：如果是老客户，可以强调长期合作建立的信任

例子： "我司自成立以来，已与多家知名企业成功合作，从未发生过违约情况。目前公司正处于业务扩张期，流动资金较为紧张，若缴纳大额履约保证金，将影响正常经营运作。考虑到我司一贯良好的商业信誉，恳请贵公司酌情免除。"

4. 提出替代保障措施

如果完全不交保证金对方可能不放心，你可以主动提出一些替代方案：

提供银行保函 提高违约金比例 分期付款保证 第三方担保

例子： "为表示诚意，我司愿意提供银行资信证明，并承诺若发生违约，愿意承担合同金额20%的违约金，远高于行业标准。"

5. 做出履约承诺

即使申请免除保证金，也要表现出你会认真履行合同的诚意。可以具体说明你将如何确保项目顺利进行。

例子： "我司承诺将调配的团队负责本项目，确保按时保质完成。同时，公司总经理将亲自督导项目进度，每周向贵公司汇报进展情况。"

6. 结尾要诚恳期待

结尾要再次感谢对方，并表达希望得到积极回复的期待。语气要诚恳但不卑微。

例子： "以上申请，恳请贵公司予以考虑。如蒙批准，我司将不胜感激，并将以更加优质的服务回报贵公司的信任与支持。期待您的回复！"

7. 格式要规范

，别忘了规范的格式：

右下角落款，写上你的公司名称或个人姓名 日期要写全（年月日） 留下联系人及电话，方便对方联系

四、常见错误与避免方法

在写这种申请函时，普通人常会犯一些错误，需要注意避免：

语气过于强硬：用"要求"代替"申请"，显得不礼貌

错误："我要求你们免除保证金" 正确："恳请贵公司考虑免除保证金"

理由不充分：只说"没钱"，不说具体原因和解决方案

错误："我们资金紧张，交不起保证金" 正确："目前公司正集中资金用于XX设备采购，若缴纳保证金将影响项目准备进度。为此，我们建议..."

缺乏替代方案：只提免除，不提任何保障措施

错误："请免除保证金，我们保证会好好干" 正确："虽然申请免除保证金，但我们愿意提供银行保函作为替代保障"

格式不规范：没有标题、称谓或落款

错误：直接写"我想不交保证金..." 正确：完整格式，包括标题、称谓、正文、落款

五、实际案例参考

下面是一个完整的申请函范例，供大家参考：

关于申请免收履约保证金的函

尊敬的XX物业管理有限公司：

您好！

我司XX装饰工程有限公司，是贵公司长期合作的装修服务供应商，自2018年以来已成功完成贵公司多个项目的装修工程，工程质量和服务均获得贵公司好评。

现就XX大厦装修项目，合同约定需缴纳合同金额10%的履约保证金，计人民币50万元。考虑到以下因素，我司特向贵公司申请免收此项保证金：

我司与贵公司合作多年，历史项目均按时保质完成，从未发生任何违约情况； 当前正值装修旺季，我司同时承接了多个项目，流动资金较为紧张； 本项目工期较短（仅60天），且我司已做好充分准备，人员、材料均已到位。

为表示诚意，我司愿意提供以下替代保障措施：

提供银行出具的资信证明； 承诺若工期延误，按日支付合同金额0.5%的违约金； 项目主要材料提前采购，并提供采购凭证备查。

我司将一如既往地重视与贵公司的合作，已组建由副总经理带队的专项小组负责本项目，确保工程质量和进度。恳请贵公司考虑我司申请，如蒙批准，将极大缓解我司资金压力，使我司能更加专注于提升服务质量。

感谢贵公司长期以来的支持与信任！期待您的回复。

此致 敬礼！

XX装饰工程有限公司 2023年11月20日

联系人：王经理 联系电话：138-XXXX-XXXX

六、申请后的跟进

信函发出后，不要以为就万事大吉了。适当的跟进可以增加成功率：

电话确认：寄出后1-2天，可以打电话确认对方是否收到 当面沟通：如果可能，能约对方负责人面谈，当面解释你的情况 补充材料：如果对方有疑问，及时提供补充证明材料 灵活协商：如果对方不同意完全免除，可以协商降低金额或分期缴纳

七、不同场景的调整技巧

根据不同的场景，申请函的侧重点也应有所不同：

投标场景：强调公司实力、过往业绩，提供资质证明 租房场景：展示稳定收入证明，提出预付多月租金代替押金 工程承包：提供项目详细计划，显示你的准备充分 政府采购：严格按照招标文件要求，提供政策允许的替代方案

八、心理建设：被拒绝怎么办？

申请不一定都能成功，要做好心理准备。如果被拒绝：

不要气馁，了解对方的具体顾虑 根据对方反馈调整申请方案，比如降低免除比例 寻找其他折中方案，如延期缴纳、分期缴纳 评估是否必须参与，权衡利弊后做决定

记住，申请免除保证金是你的权利，但对方也有权拒绝。保持礼貌和，即使不成功也为未来合作留下了好印象。

九、总结

写一封有效的"申请免收履约保证金函"并不难，关键是：

态度诚恳有礼 理由充分合理 提供替代方案 格式规范

希望通过这篇文章，你能掌握这项实用的商务写作技能。下次遇到需要申请免除保证金的情况，就能自信地写出一封既又有效的申请函了。记住，真诚和永远是打动人心的方式。