履约保证金退回怎么挂科目？一文讲透财务处理要点

一、什么是履约保证金？先搞懂基本概念

履约保证金，说白了就是"押金"的一种。比如你要承包一个工程项目，发包方怕你中途撂挑子不干了，或者干活不达标，就会要求你交一笔钱作为担保。这笔钱就是履约保证金，相当于给发包方吃个"定心丸"。

我有个朋友老张，去年接了个装修工程，甲方就让他交了10万块钱的履约保证金。工程干完了，验收也通过了，现在这10万块钱要退回来。老张就犯愁了：这钱当初是怎么记账的？现在退回来又该怎么记账？会计说这叫"挂科目"，可把他绕晕了。

其实啊，履约保证金在财务上就是个往来款项，关键是要搞清楚钱的来龙去脉。下面我就用通俗的大白话，给大家讲讲履约保证金从交到退的全过程怎么记账。

二、交履约保证金时怎么记账？

咱们先从交钱的时候说起。当你把履约保证金交给对方时，这笔钱已经不在你公司账上了，但所有权还是你的。会计上这叫"其他应收款"——钱是出去了，但以后还能要回来。

举个实例：小王的公司投标一个项目，按合同交了5万元履约保证金。会计是这么记账的：

借：其他应收款—履约保证金 50,000元

贷：银行存款 50,000元

这个分录的意思是：公司的银行存款少了5万，但同时多了一笔应收款（别人欠你的钱）。就像你借给朋友钱，你钱包里的现金少了，但朋友给你打了欠条。

这里要注意几个关键点：

必须单独设立"履约保证金"明细科目，不能和其他应收款混在一起 要注明收款单位名称，方便以后对账 保留交款凭证复印件作为记账依据

三、保证金退回时的正确记账方法

重点来了！当工程完工验收合格，对方把履约保证金退回来时，账该怎么记？这要分两种情况：

情况一：简单退回

如果保证金原路退回，没有利息也没有抵扣，记账就很简单：

借：银行存款 50,000元

贷：其他应收款—履约保证金 50,000元

这个分录就是把当初的记录反过来做。钱回到银行账户了，别人也不欠你保证金了。

情况二：有利息退回

有时候保证金会产生利息。比如小李公司的10万保证金存了两年，退回来时多了6000元利息。记账要分两笔：

笔退本金： 借：银行存款 100,000元

贷：其他应收款—履约保证金 100,000元

第二笔记利息： 借：银行存款 6,000元

贷：财务费用—利息收入 6,000元

注意：利息收入要交增值税，一般是按"贷款服务"缴纳6%的税。

情况三：抵扣后退回

有时候保证金会被部分扣除。比如老陈公司交了8万保证金，因为工期延误被扣了1万违约金，只退回7万。记账如下：

借：银行存款 70,000元

借：营业外支出—违约金 10,000元

贷：其他应收款—履约保证金 80,000元

被扣的钱算作公司损失，记入"营业外支出"。

四、容易搞错的几个记账问题

在实际操作中，我发现很多人容易在以下几个地方出错：

错误1：记错科目

有人把保证金记成"预付账款"，这是不对的。预付账款是买东西提前付的货款，而保证金是担保性质，应该记"其他应收款"。

错误2：不设明细科目

有些公司所有保证金都混在"其他应收款"里，不设下级科目。时间一长根本分不清哪笔钱是什么用途，对账特别麻烦。

错误3：长期挂账不处理

我见过夸张的，一笔5年前的保证金还在账上挂着。实际上早就退回了，会计忘了销账。这样会导致账面资产虚增。

错误4：利息处理不当

保证金利息该不该交税？很多会计拿不准。按规定，这笔利息属于增值税征税范围，需要申报缴纳。

五、特殊情况的处理技巧

除了常规情况，还有一些特殊情形需要注意：

1. 保证金转工程款怎么办？

有时候双方协商，把保证金直接转为工程进度款。这时要做两笔账：

笔销保证金： 借：应收账款—工程款 50,000元

贷：其他应收款—履约保证金 50,000元

第二笔确认收入： 借：应收账款—工程款 50,000元

贷：工程结算收入 50,000元

2. 保证金被没收怎么处理？

如果因违约保证金被没收，要记营业外支出，但不能抵减增值税。比如：

借：营业外支出—违约金 30,000元

贷：其他应收款—履约保证金 30,000元

3. 跨年度保证金如何处理？

如果保证金跨年度，年末要做账龄分析。超过一年的要在报表附注中单独披露。

六、税务处理要点

履约保证金涉税问题要特别注意：

利息收入：要按6%缴纳增值税，企业所得税也要计入收入总额 违约金收入：收到别人的违约金要交增值税，支付出去的违约金要有合法凭证才能税前扣除 保证金本金：不属于收入，不涉及纳税

建议设立专门的保证金台账，记录每笔保证金的交退时间、金额、利息等情况，方便税务检查时提供证据。

七、给中小企业的实用建议

对于资金不宽裕的中小企业，我有几个建议：

尽量争取少交保证金：可以通过提供银行保函替代现金保证金 明确退还条件：在合同中写明保证金退还时间和条件，避免扯皮 及时跟进退还：工程完工后要主动联系对方办理退还手续 做好资金规划：保证金会占用流动资金，要提前做好资金安排

八、总结

履约保证金的记账其实并不复杂，关键是要把握三个原则：

交出去时：记"其他应收款"，明确款项性质 退回来时：原路径冲销，分清本金和利息 特殊情况：按实际用途分别处理，保留完整凭证

只要按照这个思路来，保证金的账务处理就不会出大错。提醒大家，财务工作讲究"证据链"，无论是交保证金还是退保证金，一定要保存好银行流水、合同条款等原始凭证，这样即使几年后回头看，也能一目了然。