履约保证金应该记在哪个会计科目？一文讲透

一、履约保证金到底是什么？

先给大家讲个真实案例。我朋友老张去年承包了一个装修工程，甲方要求他交10万元"履约保证金"，说是为了保证他能按时按质完成工程。老张当时就懵了：这钱到底算什么？是自己的钱还是别人的钱？会计上该怎么处理？

其实履约保证金在我们生活中很常见。简单说，就是一方为了保证对方能履行合同，要求对方预先交一笔钱作为担保。比如：

工程承包要交工程履约保证金 租房要交押金（这也是一种履约保证金） 投标时要交投标保证金

这笔钱的特点是：如果合同正常履行，会退还；如果违约，就可能被没收。

二、履约保证金的会计科目选择

那么问题来了，这笔钱在企业账上应该记在哪个科目呢？根据我的经验，主要看这笔钱的性质和期限：

1. 短期（一年内）的履约保证金

常见的是记在"其他应收款"科目下。为什么？

因为：

这是企业暂时支付出去的钱 所有权还是企业的 通常一年内能收回

做账时分录是这样的：

借：其他应收款-履约保证金 100,000 贷：银行存款 100,000

2. 长期（超过一年）的履约保证金

如果保证金要押很久（比如大型工程可能要2-3年），就要记在"长期应收款"里。

分录示例：

借：长期应收款-履约保证金 100,000 贷：银行存款 100,000

3. 特殊情况处理

如果保证金被没收了怎么办？这时候要转作营业外支出：

借：营业外支出 100,000 贷：其他应收款-履约保证金 100,000

三、不同行业的特殊处理

不同行业对履约保证金的处理有些差异：

建筑行业：

通常金额较大 期限较长（工程完工才退） 要特别注意区分投标保证金和履约保证金

房地产行业：

购房定金也算一种履约保证金 要特别注意定金与首付款的区别

外贸行业：

可能有外币保证金 要注意汇率变动的影响

四、新手会计常犯的5个错误

根据我多年的经验，新手处理履约保证金时容易犯这些错：

错误地记入"预付账款"：预付账款是用于货款预付的，性质完全不同。

忘记计提坏账准备：长期保证金要考虑减值风险，但很多人忘了。

税务处理不当：保证金被没收时，很多会计不知道要调整税务。

期限划分错误：把长期保证金记到短期科目，或反过来。

混淆不同类型保证金：比如把投标保证金和履约保证金混为一谈。

五、实际工作中的操作技巧

分享几个实用小技巧：

建立辅助核算：在"其他应收款"下设置"履约保证金"明细科目，并按客户设置辅助核算。

台账管理：单独建立保证金管理台账，记录每笔保证金的：

交纳日期 金额 合同编号 预计退还日期 经办人

定期核对：每月与业务部门核对保证金情况，避免遗漏。

预警机制：对快到期的保证金设置提醒，及时跟进收回。

六、税务处理要点

履约保证金涉及的税务问题也不能忽视：

交纳时：一般不涉及税务，因为是往来款项。

被没收时：

收款方要确认收入，缴纳增值税/所得税 付款方可以作为损失税前扣除（需备查资料）

利息问题：如果保证金产生利息，要注意利息收入的税务处理。

七、审计关注什么？

审计师查履约保证金时，主要关注：

是否存在（检查银行回单、合同） 金额是否正确（核对合同约定） 账龄是否合理（长期未收回的要查原因） 减值准备是否充足 被没收的保证金是否正确处理

八、给企业的3条建议

尽量降低保证金比例：可以通过提高自身信用来减少保证金压力。

明确合同条款：在合同中清晰约定保证金金额、期限、退还条件等。

加强内部管理：避免因管理不善导致保证金无法收回。

九、总结

履约保证金的会计处理看似简单，但实际操作中要注意很多细节。关键记住：

短期记"其他应收款" 长期记"长期应收款" 被没收转"营业外支出" 做好台账管理 注意税务影响

只要掌握这些要点，处理履约保证金就不再是难题了。希望这篇文章能帮到各位财务同仁，特别是刚入行的新手会计们。