履约保证金退还通知书：普通人必知的要点解析

在日常生活中，很多人因为租房、承包工程或参与招投标等事务，都曾接触过"履约保证金"这个概念。当合同履行完毕或提前终止时，如何顺利拿回这笔钱就成了大家关心的问题。今天，我就以一个普通人的视角，为大家详细解析"履约保证金退还通知书"的相关知识，帮助大家在遇到这类问题时能够心中有数。

一、什么是履约保证金？

简单来说，履约保证金就像是合同中的"诚信押金"。比如你租房子时交给房东的押金，或者承包工程时交给甲方的保证金，都属于履约保证金的一种形式。它的主要作用是确保合同双方都能按照约定履行自己的义务。

举个例子：小王承包了一个装修工程，甲方要求他缴纳5万元作为履约保证金。这笔钱不是工程款的一部分，而是为了保证小王能按时按质完成工程。如果小王中途撂挑子不干了，甲方就可以用这笔钱来弥补损失；如果小王顺利完成工程，这笔钱就应该全额退还给他。

二、为什么要出具退还通知书？

很多人以为合同到期或工程完工后，保证金会自动退回账户，其实不然。在大多数情况下，你需要主动申请退还，而退还通知书就是这一过程的正式文件。

退还通知书的作用主要有三个：

正式启动退还程序：相当于你向对方发出的"请还钱"的书面通知 明确退还时间：可以避免对方无限制拖延 法律证据：如果将来产生纠纷，这份通知书就是重要证据

三、退还通知书应包含哪些内容？

一份完整的履约保证金退还通知书不需要多么华丽的辞藻，但关键信息一个都不能少。主要包括：

双方基本信息：你的姓名/公司名称、联系方式；对方的名称、地址等 合同信息：原合同的名称、编号、签订日期等 保证金信息：当初缴纳的金额、缴纳时间、缴纳方式（银行转账要注明账号） 退还理由：是合同正常履行完毕，还是提前终止但符合退还条件 退还要求：明确要求对方在什么时间内完成退还 银行账户信息：让对方把钱退回到哪个账户 签字盖章：如果是公司行为需要加盖公章，个人则需要亲笔签名

四、如何写一份有效的退还通知书？

虽然每个单位可能有自己的模板，但作为普通人，你可以参考以下结构自己撰写：

标题：直接写"履约保证金退还通知书"或"关于退还××合同履约保证金的申请"

正文开头： "致××公司：" "我司/本人与贵司于××年××月××日签订了《××合同》（合同编号：××），根据合同第×条约定，我司/本人已按约向贵司支付履约保证金人民币××元（大写：××元整）。"

中间部分： "现该合同已履行完毕/提前终止（注明具体原因），且我司/本人已完全履行了合同义务，无任何违约行为。根据合同约定及法律规定，贵司应无条件退还上述履约保证金。"

具体要求： "现正式通知贵司，请于收到本通知书之日起××个工作日内（建议写10-15天），将上述保证金全额退还至以下账户：" "开户名：××" "开户行：××" "账号：××"

结尾部分： "如贵司未按期退还，我司/本人将保留通过法律途径追索的权利，由此产生的利息及其他损失均由贵司承担。" "特此通知。"

落款： "通知人：××（签字/盖章）" "日期：××年××月××日"

五、递交退还通知书的正确方式

写好通知书只是步，如何送达同样重要。以下几种方式都可以，但建议选择有证据留存的方式：

当面送达：直接送到对方办公室，让对方签收（拍照或录像记录） 邮政快递：用EMS寄送，在备注栏注明"履约保证金退还通知书"，保留寄送凭证和签收记录 电子邮件：如果合同中有约定电子送达方式，可以发送扫描件，并要求对方回复确认收到 其他方式：微信、QQ等即时通讯工具也可以，但要确保对方身份真实

特别提醒：无论采用哪种方式，都要保留好送达证据，这是将来维权的重要依据。

六、对方拖延不退怎么办？

理想情况下，对方收到通知后会按时退款。但现实中，拖延退还保证金的情况并不少见。遇到这种情况，你可以采取以下步骤：

步：友好沟通 先打电话或当面询问，了解拖延原因。有时候可能是财务流程问题，沟通后就能解决。

第二步：书面催告 如果拖延超过约定期限，可以发送正式的催告函，明确要求对方在指定期限内退款，否则将采取法律措施。

第三步：寻求调解 通过行业协会、工商部门或人民调解委员会等第三方介入调解。

第四步：法律途径 如果上述方法都无效，只能通过诉讼或仲裁解决。这时你之前保留的合同、付款凭证、退还通知书、催告记录等就是关键证据。

七、特别注意事项

时间节点要明确：合同中一般会约定保证金退还的时间条件，比如"验收合格后30日内"或"合同终止后15个工作日内"等，你的通知书应该引用这些条款。

利息问题：如果对方逾期不退，你有权要求支付利息。利息标准可以参照中国人民银行同期贷款利率计算。

保证金形式不同处理方式不同：如果是银行保函形式，退还程序会有所不同，需要联系开具保函的银行办理。

税务问题：大额保证金退还可能涉及税务问题，建议咨询人士。

分批退还：有些合同约定保证金分阶段退还，要注意每个阶段的退还条件和时间。

八、真实案例分析

张先生承包了一个建筑工程，按合同缴纳了50万元履约保证金。工程完工并通过验收后，张先生多次口头要求退还保证金，对方总是以"正在走流程"为由拖延。半年后，张先生才在律师建议下发送了正式的退还通知书，并采用EMS邮寄。收到通知书后，对方一周内就办理了退款手续。

这个案例告诉我们：口头催要效果有限，正式的书面通知往往能更快解决问题。

九、常见问题解答

Q：合同没明确约定退还时间怎么办？ A：可以参照《民法典》相关规定，要求对方在合理期限内退还，一般理解为工程验收合格或合同终止后30日内。

Q：对方公司倒闭了怎么办？ A：尽快向清算组申报债权，参与破产财产分配。

Q：通知书需要公证吗？ A：一般不需要，但如果有争议，公证过的通知书证明力更强。

Q：个人之间的合同也需要退还通知书吗？ A：只要涉及保证金退还，书面通知都是有必要的，可以简化格式但关键信息不能少。

十、总结

履约保证金退还通知书看似是一份简单的文件，但在维护自身合法权益方面却起着重要作用。作为普通人，我们不必被这些法律文书吓到，只要掌握基本要点，完全可以自己撰写和发送。记住：书面通知比口头催要有效得多，而保留完整的证据链则是维权成功的关键。

希望通过这篇文章，大家能够了解履约保证金退还的基本流程和注意事项，在遇到类似问题时能够从容应对，顺利拿回属于自己的钱款。