工程项目履约保证金退款全流程详解：手把手教你拿回血汗钱

在工程建设领域，履约保证金是承包商向业主提供的一种担保，确保工程能够按合同要求完成。对于许多施工企业来说，这笔钱往往数额不小，动辄几十万甚至上百万，相当于企业的"血汗钱"。那么，工程完工后如何顺利拿回这笔钱？今天我就用通俗易懂的方式，给大家详细讲解履约保证金退款的完整流程和注意事项。

一、什么是履约保证金？为什么要交这笔钱？

履约保证金（也叫履约担保金）是承包商在中标后、签订合同前，按照招标文件或合同约定向业主（建设单位）缴纳的一笔钱。简单理解就是"押金"，目的是保证承包商能够按照合同要求完成工程。

这笔钱通常占合同金额的5%-10%，比如1000万的工程，可能要交50-100万的保证金。对于中小企业来说，这可不是小数目，相当于把一大笔流动资金"冻结"在业主那里。

二、什么时候可以申请退还保证金？

根据我的经验，退还时间主要分三种情况：

工程竣工验收合格后：这是常见的情况。工程做完并通过验收，业主就应该退还保证金。

合同约定的退还节点：有些大型工程分期施工，合同会约定按进度分阶段退还。比如完成30%退20%，完成60%退30%等。

特殊情况提前退还：如承包商因不可抗力无法继续履行合同，经协商一致可申请提前退还部分保证金。

三、完整的退款流程详解（重点来了！）

步：确认工程验收情况

工程完工后，首先要确保竣工验收报告已经签署。这份文件是退款的"敲门砖"，没有它业主是不会退钱的。验收报告上必须有建设、施工、监理、设计等单位盖章确认。

小贴士：验收会议一定要派人参加，确保验收文件及时签署。我就见过因为项目经理离职，没人跟进验收手续，导致保证金拖了一年多没退的案例。

第二步：准备退款申请材料

通常需要准备以下材料（具体以合同约定为准）：

书面退款申请书：写明项目名称、合同金额、保证金金额、申请退款理由等基本信息。可以这样写：

"致XX公司（业主单位名称）： 我司承建的XX工程项目已于XX年XX月XX日通过竣工验收（验收文号：XXX），现根据合同第X条约定，申请退还履约保证金人民币XX万元整（大写：XX万元整）。"

保证金原始收据：业主当初收到保证金时开具的收据原件。如果丢失了，需要登报声明并补办手续，非常麻烦，所以一定要保管好！

竣工验收证明文件：包括竣工验收报告、竣工验收备案表等。

合同复印件：重点标注保证金条款页面。

企业银行账户信息：包括开户行、账号、户名（必须与交款时一致，如有变更需提供变更证明）。

第三步：提交申请并跟进审批

材料准备好后，通常要走以下审批流程：

项目部初审：交给业主的项目负责人，他们先核对材料是否齐全。

财务部审核：确认保证金缴纳情况，有无扣款事项。

领导审批：一般需要分管领导甚至总经理签字。

关键点：每个环节都可能卡住，必须主动跟进。建议：

提交后3个工作日内电话确认是否收到 每周至少跟进一次审批进度 重要节点（如领导出差回来）及时催促

第四步：财务办理退款手续

审批通过后，就进入财务操作阶段：

退款方式：原则上应原路退回，即当初怎么交的就怎么退。如果是现金缴纳的，需要特别说明。

退款时间：一般需要3-15个工作日，大企业走流程更慢。

到账确认：钱到账后要及时查收，并让财务开具退款收据。

四、为什么保证金总是被拖延？常见问题解析

根据我十多年的经验，保证金被拖欠主要有以下原因：

1. 业主资金紧张

很多开发商自身资金链紧张，把保证金当成"无息贷款"使用。这种情况让人头疼，需要软硬兼施：

软：多沟通，表示理解业主困难，但强调自身资金压力 硬：正式发函催告，必要时通过监理单位施压

2. 验收资料不全

常见问题包括：

竣工验收记录不完整 监理单位未签字盖章 缺少消防、环保等专项验收

解决办法：工程收尾阶段就要开始整理验收资料，不要等到才补。

3. 工程质量保证金混淆

很多人分不清"履约保证金"和"质量保证金"。简单来说：

履约保证金：工程完工验收后退还 质量保证金：要等到质保期（通常1-2年）满后才退

有些业主故意混淆概念，把履约保证金当成质保金扣留。

4. 合同条款陷阱

有些合同会写："保证金在工程结算完成后退还"，而工程结算可能拖上好几年。签合同时一定要注意这类条款。

五、保证金被拖欠怎么办？实用维权方法

如果业主无故拖欠，可以采取以下措施：

1. 正式发函催告

通过EMS发《关于要求退还履约保证金的函》，留存邮寄凭证。函件内容要写明：

保证金金额 应退还时间 逾期利息要求（可参照银行贷款利率） 通牒期限

2. 通过监理单位协调

监理作为第三方，说话比施工方更有分量。可以请总监帮忙向业主施压。

3. 向主管部门投诉

向当地住建局、清欠办等部门投诉。很多地方有专门处理工程款拖欠的机构。

4. 法律途径

如果拖欠超过3个月，建议走法律程序：

先发律师函 再申请支付令 提起诉讼

注意：诉讼前要收集好合同、付款凭证、验收资料等全部证据。

六、如何预防保证金被拖欠？4个实用建议

签合同前仔细审查条款

明确退还时间节点 避免"结算后退还"等模糊表述 约定逾期利息标准

选择靠谱的业主单位

优先与国企、政府项目合作 私企要考察其资金实力和商业信誉

做好过程资料管理

每个施工节点都要有书面确认 验收资料随做随签，不要堆积 所有往来函件都要留底

建立专人负责制

指定专人跟踪退款事宜 建立退款进度表定期汇报 离职交接时要重点交接保证金事项

七、特殊情况的处理技巧

1. 业主公司倒闭了怎么办？

立即申报债权 通过法院参与财产分配 同时向担保单位（如有）追偿

2. 原始收据丢失怎么办？

登报声明原收据作废 提供银行转账凭证等辅助证明 请业主财务部门出具证明

3. 公司名称变更了怎么办？

提供工商变更通知书 出具账户一致性声明 必要时办理公证

写在

履约保证金关系到企业的现金流安全，千万不能掉以轻心。从我接触的案例来看，90%的保证金纠纷都是因为前期工作没做到位。建议大家在工程开工时就要想到两年后的退款问题，做到未雨绸缪。

记住：自己的钱，自己要上心！希望这篇文章能帮助大家顺利拿回属于自己的血汗钱。如果遇到具体问题，也欢迎随时交流讨论。